Bankabgleich ohne Excel: Zahlungen und Belege sicher zuordnen

Der Bankabgleich ist die Stelle, an der sich zeigt, ob die Buchhaltung vollständig ist: Zu jedem Umsatz auf dem Geschäftskonto gehört eine Rechnung oder ein Beleg. In vielen Unternehmen geschieht das noch mit einem ausgedruckten Kontoauszug, einer Tabelle und viel Suchen im Postfach. Es geht auch anders.

Warum sich der regelmäßige Abgleich lohnt

• Zahlungseingänge erkennen: Sie sehen sofort, welche Rechnungen bezahlt sind, und erinnern nur dort, wo wirklich etwas offen ist.
• Fehlende Belege früh finden: Eine Quittung von letzter Woche ist schnell gefunden, eine von vor drei Monaten selten.
• Weniger Rückfragen: Die Steuerberatung erhält Umsätze, die bereits mit Belegen verbunden sind.

Schritt 1: Kontoauszug als CSV exportieren

Nahezu jedes Onlinebanking bietet einen Export der Umsätze als CSV-Datei an. Die Formate unterscheiden sich von Bank zu Bank: Spaltennamen, Datumsformat und Trennzeichen sind nicht einheitlich. Eine gute Importfunktion erkennt die Spalten für Datum, Betrag, Name und Verwendungszweck selbst und zeigt eine Vorschau, bevor etwas übernommen wird.

Wichtig: Importieren Sie lieber überlappende Zeiträume als Lücken zu riskieren. Eine Dublettenprüfung sorgt dafür, dass bereits vorhandene Umsätze nicht doppelt erscheinen.

Schritt 2: Umsätze zuordnen lassen

Statt jeden Umsatz einzeln zu suchen, vergleicht die Software ihn mit offenen Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Typische Merkmale sind:

Merkmal	Beispiel
Betrag	2.380,00 € auf dem Konto, 2.380,00 € offen auf Rechnung 2026-041
Referenz	Rechnungsnummer im Verwendungszweck
Name	Kundenname aus dem Kontoauszug passt zum Kunden der Rechnung
Datum	Zahlung kurz nach dem Fälligkeitsdatum

Je mehr Merkmale übereinstimmen, desto höher die Trefferquote. Sichere Treffer lassen sich gesammelt in einem Schritt abgleichen, unsichere prüfen Sie einzeln.

Schritt 3: Fehlende Belege nachreichen

Übrig bleiben Umsätze ohne passendes Gegenstück, typischerweise Kartenzahlungen, Abos und Reisekosten. Hier hilft eine klare Liste mit der Möglichkeit, den Beleg direkt am Umsatz hochzuladen. Für Umsätze, die keinen eigenen Beleg brauchen, etwa Umbuchungen zwischen eigenen Konten, wird ein Grund vermerkt. So bleibt nachvollziehbar, warum dort nichts angehängt ist.

Schritt 4: Freigeben und abschließen

In Teams mit Vier-Augen-Prinzip kann eine Freigabe beim Verknüpfen sinnvoll sein: Eine Person ordnet zu, eine zweite bestätigt. Danach sind Zahlung und Beleg dauerhaft verbunden, und der Monat lässt sich an die Steuerberatung übergeben.

Fünf Tipps für einen schnellen Abgleich

1. Rechnungsnummer in den Verwendungszweck: Bitten Sie Ihre Kunden auf der Rechnung ausdrücklich darum.
2. Einheitliche Rechnungsnummern: Ein festes Schema wie 2026-041 wird im Verwendungszweck zuverlässig erkannt.
3. Wöchentlich statt monatlich: Zehn Minuten pro Woche sind angenehmer als ein Nachmittag am Monatsende.
4. Belege sofort hochladen: Wer die Quittung direkt fotografiert und hochlädt, muss später nicht suchen.
5. Tastatur statt Maus: Mit Tastaturkürzeln für Bestätigen und Weiterspringen geht die Zuordnung deutlich schneller.

In FOYB ist der Bankabgleich Teil der Buchhaltung: CSV-Import mit Spaltenerkennung, Vorschläge mit Trefferquote, automatischer Abgleich sicherer Treffer und eine Liste aller fehlenden Belege. Mehr dazu unter Funktionen.